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Informativa privacy

Trattamento dei dati personali raccolti con il modulo di prenotazione di Happy Halloween 2026, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003.

1. Titolare del trattamento

La Pro Loco non è tenuta a nominare un Responsabile della protezione dei dati (DPO). Per qualsiasi richiesta sui tuoi dati puoi scrivere all'indirizzo email indicato sopra.

2. Quali dati raccogliamo

Con il modulo di prenotazione raccogliamo solo i dati necessari a gestire la tua partecipazione:

• nome e cognome di chi prenota;
• città di residenza;
• indirizzo email;
• numero di persone prenotate, suddiviso in adulti, bambini e infanti;
• numero di persone celiache, se ce ne sono;
• se partecipate alla Camminata delle Ombre: nome, cognome e data di nascita di ogni partecipante e, per i minorenni, nome, cognome e ruolo dell'adulto responsabile;
• dati relativi al pagamento della caparra: metodo scelto (carta o contanti), importo, data, esito e, per la carta, codice della transazione. I dati della carta li inserisci direttamente nella pagina di SumUp: la Pro Loco non li vede e non li conserva.

Delle altre persone del gruppo non chiediamo i nomi, ma solo quante sono e di che fascia d'età: ti chiediamo di informarle che prenoti anche per loro. Per i minori i dati sono forniti dal genitore o dall'adulto che li accompagna.

Camminata delle Ombre. Per la camminata ti chiediamo i dati di chi partecipa. Inseriscili solo dopo averle informate. I dati dei minorenni li inserisce il genitore o l'adulto che ne è responsabile.

Celiachia. Il numero di persone celiache è un dato relativo alla salute (art. 9 GDPR). Lo trattiamo solo con il tuo consenso esplicito, espresso nel modulo, e unicamente per preparare pasti senza glutine. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento.

Verifica dell'email. Per controllare che l'indirizzo email possa ricevere posta, il sistema interroga il servizio DNS pubblico di Google usando solo la parte dopo la “@” (per esempio “gmail.com”), non l'indirizzo completo.

3. Perché li trattiamo e su quale base

• Gestire la prenotazione della cena, la caparra e l'accoglienza la sera dell'evento. Base giuridica: esecuzione di misure richieste dall'interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Organizzare la Camminata delle Ombre: sapere chi partecipa, verificare che i minorenni abbiano un adulto responsabile e inviarti le condizioni di partecipazione. Base giuridica: esecuzione di misure richieste dall'interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Contattarti per comunicazioni sull'evento (conferma, variazioni di orario, annullamento per maltempo). Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b GDPR.
• Adempiere agli obblighi contabili e fiscali legati agli incassi. Base giuridica: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
• Preparare pasti senza glutine, se indichi persone celiache. Base giuridica: consenso esplicito (art. 9, par. 2, lett. a GDPR).

I dati obbligatori del modulo sono necessari per prenotare: senza di essi non possiamo registrare la prenotazione. Non usiamo i tuoi dati per pubblicità né li cediamo a terzi per fini commerciali.

4. Come li trattiamo

I dati sono trattati con strumenti elettronici e, la sera dell'evento, con elenchi cartacei per l'accoglienza, da volontari della Pro Loco autorizzati e istruiti. Adottiamo misure adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione.

5. A chi possono essere comunicati

• volontari e membri del consiglio direttivo della Pro Loco incaricati dell'organizzazione;
• fornitori di servizi tecnici che agiscono come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): hosting del sito Aruba S.p.A. (Aruba.it) e archiviazione delle prenotazioni su Google Sheets (Google Ireland Limited);
• SumUp, che gestisce il pagamento con carta della caparra come titolare autonomo del trattamento, secondo la propria informativa privacy;
• il Piccolo Bar e il Panificio Crippa di Cisano Bergamasco, che raccolgono per conto della Pro Loco le caparre pagate in contanti, per i soli dati necessari a riconoscere la prenotazione (codice, nome, cognome, numero di persone);
• il consulente contabile della Pro Loco, per i soli dati di pagamento;
• autorità pubbliche, quando lo richiede la legge.

6. Trasferimento fuori dall'Unione Europea

Il sito è ospitato su server di Aruba S.p.A. situati in Italia. Le prenotazioni sono archiviate su Google Sheets: Google può trattare i dati anche su server fuori dall'Unione Europea, in particolare negli Stati Uniti. Questi trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa all'EU-U.S. Data Privacy Framework e delle clausole contrattuali standard adottate da Google (art. 45 e art. 46 GDPR).

7. Per quanto tempo li conserviamo

• Dati della prenotazione, recapiti e dati dei partecipanti alla camminata: fino a 6 mesi dopo l'evento, poi vengono cancellati.
• Numero di celiaci: cancellato entro 30 giorni dall'evento, o prima se revochi il consenso.
• Dati contabili relativi alla caparra: 10 anni, come previsto dalla normativa fiscale.

8. I tuoi diritti

In ogni momento puoi chiedere alla Pro Loco di:

• accedere ai tuoi dati e riceverne copia (art. 15);
• correggerli o completarli (art. 16);
• cancellarli (art. 17) o limitarne il trattamento (art. 18);
• riceverli in formato elettronico (portabilità, art. 20);
• opporti al trattamento (art. 21);
• revocare il consenso dato per l'informazione sulla celiachia, senza effetti sui trattamenti già svolti.

Scrivi a proloco@prolococisanobg.it: rispondiamo entro 30 giorni. Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Cookie e servizi esterni del sito

Per proteggere il modulo di prenotazione dalle iscrizioni automatiche (bot) il sito usa Cloudflare Turnstile, fornito da Cloudflare, Inc. Durante la verifica Cloudflare tratta dati tecnici del tuo dispositivo e della connessione, come indirizzo IP e tipo di browser, al solo scopo di distinguere una persona da un programma automatico. Base giuridica: legittimo interesse della Pro Loco a proteggere il servizio (art. 6, par. 1, lett. f GDPR). Cloudflare aderisce all'EU-U.S. Data Privacy Framework.

Questo sito non usa cookie di profilazione né strumenti di statistica. Per i caratteri tipografici il sito carica Google Fonts: in questo modo il tuo indirizzo IP viene comunicato a Google. I collegamenti a WhatsApp e Google Maps si aprono solo se li clicchi; da quel momento si applicano le informative di quei servizi.

10. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. La versione in vigore è sempre pubblicata su questa pagina.

Ultimo aggiornamento: 14 ottobre 2026